Wat neemt u mee?
En waarom vragen we dat?

Begin met de naam van de overledene, datum en plaats van overlijden, uw contactgegevens en een korte beschrijving van de familie. Zeg meteen wat dringend is: een schuld, geldgebrek, een geplande verkoop of een meningsverschil.

Breng uw eigen identiteitsbewijs mee bij de afspraak. Voor de verdere dossieropbouw spreken we af hoe u de vereiste persoonsgegevens en documenten veilig bezorgt. U hoeft die niet in een eerste algemene e-mail op te nemen.

Praktische tip. Breng het origineel van een gevonden eigenhandig testament mee. Maak er gerust een kopie van voor uw overzicht, maar wijzig of beschrijf het origineel niet.

Bezorg wat u hebt: banknamen, rekeningoverzichten, eigendomsakten, kredietgegevens, polissen en facturen. Voor een bedrijf zijn ook de ondernemingsgegevens en contactgegevens van de accountant nuttig. Geef buitenlandse goederen expliciet aan.

Noteer bij een ontbrekend document waar het vermoedelijk te vinden is. “Bij bank X, nog op te vragen” is bruikbaarder dan het onderdeel helemaal weg te laten. Het kantoor zal aangeven welke bijkomende informatie nodig is.

Praktische tip. Vermeld ook geld dat iemand nog verschuldigd is aan de overledene en schenkingen die niet via een notaris liepen. Die staan niet noodzakelijk in de documenten die u spontaan terugvindt.

Neem iemand mee als dat u helpt luisteren en onthouden. Bespreek wel duidelijk of die persoon alleen ondersteunt of ook een geldige volmacht krijgt voor bepaalde handelingen.

Vraag een concreet antwoord op drie punten: wat is de volgende stap, wie neemt die op en wanneer moet dat gebeuren? Vraag ook een toelichting bij de kostenraming en wat daarin wel of niet is inbegrepen.

Een open vraag is geen mislukking van het gesprek. Het is wel belangrijk dat duidelijk is welk bewijs of onderzoek nodig is om haar te beantwoorden.

Nee. Neem contact op met de gegevens die u al hebt. We bespreken wat eerst nodig is en wie de ontbrekende stukken verzamelt.

Eerdere schenkingen kunnen gevolgen hebben voor de aangifte en de rechten van erfgenamen. Bezorg de documenten en relevante overschrijvingen die u terugvindt.

Spreek met de betrokkenen een contactpersoon af. Dat helpt het overzicht, maar maakt die persoon niet automatisch bevoegd om voor iedereen te beslissen of te tekenen.

Gebruik het kanaal dat u met het kantoor afspreekt. Vraag bij twijfel eerst hoe u gevoelige stukken veilig kunt bezorgen.

Vraag wat de volgende stap is, wie die opneemt, welke documenten nog ontbreken en welke werkzaamheden en kosten tot de opdracht behoren.